Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Intelytics Group Americas (en adelante, “Intelytics”).
• NIT: 1192741364-3
• Domicilio y dirección: Carrera 8A # 12-05, Floridablanca, Santander, Colombia.
• Correo electrónico: admin@intelyticsgroupamericas.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 316 116 4869
• Sitio web: intelyticsgroup.com

2. Marco legal

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013), la Ley 2300 de 2023 sobre comunicaciones comerciales y las demás normas que los modifiquen, adicionen o reglamenten, así como por las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual o los datos biométricos.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que actúa como responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

4. Principios

Tratamos los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, solo recolectamos los datos necesarios para la finalidad informada, los mantenemos exactos y actualizados, y no los divulgamos a terceros no autorizados.

5. Datos que recolectamos

Formulario de contacto y agendamiento de diagnóstico

Nombre, correo electrónico, servicio de interés y la información que decidas compartir sobre tu caso.

Lista de espera de Olimpo IA

Nombre, correo electrónico, número de WhatsApp (opcional) y temas de interés.

Conversaciones por WhatsApp y correo

Número de teléfono, nombre de perfil y el contenido de los mensajes que nos envíes.

Clientes y prospectos

Datos de identificación y contacto, cargo, empresa o copropiedad que representas, y la información necesaria para cotizar, contratar, facturar y prestar los servicios.

Datos técnicos de navegación

Información técnica limitada que los navegadores comparten al visitar cualquier sitio (como la dirección IP y el tipo de navegador), tratada por nuestro proveedor de alojamiento por razones de seguridad y funcionamiento. Consulta la Política de Cookies.

6. Finalidades del tratamiento

1. Responder solicitudes, consultas y peticiones enviadas por cualquiera de nuestros canales.
2. Agendar y realizar sesiones de diagnóstico.
3. Elaborar propuestas, cotizaciones y contratos, y prestar los servicios contratados de inteligencia artificial y de propiedad horizontal.
4. Gestionar la lista de espera de Olimpo IA e informarte sobre su lanzamiento, condiciones y acceso anticipado.
5. Realizar capacitaciones y entregar materiales de formación.
6. Facturar, recaudar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
7. Enviar información comercial, novedades y contenido sobre nuestros servicios, únicamente cuando lo hayas autorizado y por los canales autorizados.
8. Medir la satisfacción y mejorar nuestros servicios.
9. Prevenir fraudes y proteger la seguridad del sitio y de nuestros sistemas.
10. Atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos ni alquilamos datos personales.

7. Autorización

Solicitamos tu autorización de forma previa, expresa e informada, por ejemplo al marcar la casilla de aceptación de nuestros formularios o mediante conductas inequívocas, como escribirnos por WhatsApp para solicitar información. Conservamos prueba de dicha autorización.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: información requerida por una entidad pública o judicial en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, y tratamiento con fines históricos, estadísticos o científicos autorizado por la ley.

Puedes revocar tu autorización en cualquier momento, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida hacerlo.

8. Datos sensibles y datos de menores

No solicitamos datos sensibles a través del sitio. Si para prestar un servicio fuera necesario tratarlos, te informaremos que no estás obligado a suministrarlos, te indicaremos la finalidad y pediremos tu autorización explícita.

Nuestros servicios y formularios no están dirigidos a menores de edad. Si llegáramos a tratar datos de niños, niñas o adolescentes, lo haremos respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal.

9. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Intelytics.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
6. Acceder gratuitamente a tus datos personales.

10. Área responsable de la atención de peticiones

La atención de consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales está a cargo del área administrativa de Intelytics, a través de:

• Correo electrónico: admin@intelyticsgroupamericas.com, con el asunto “Datos personales”.
• WhatsApp: +57 316 116 4869.
• Dirección física: Carrera 8A # 12-05, Floridablanca, Santander.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas

Podrás consultar la información personal que repose en nuestras bases de datos. Atenderemos la consulta en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no fuera posible, te informaremos los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Si consideras que tu información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que hubo un incumplimiento de la ley, podrás presentar un reclamo que incluya: tu identificación, la descripción de los hechos, la dirección o medio de respuesta y los documentos que quieras hacer valer.

• Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo completes, se entenderá que desististe.
• Una vez recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”.
• Responderemos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles adicionales, informándote los motivos de la demora.

Para presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, primero debes agotar este trámite ante Intelytics (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

12. Datos de copropiedades y de nuestros clientes

Al prestar servicios de propiedad horizontal (por ejemplo, la actualización de reglamentos o la gestión de entrega de áreas comunes) o de implementación de inteligencia artificial, podemos acceder a datos personales de copropietarios, residentes, empleados o clientes de nuestros clientes. En esos casos actuamos como encargados del tratamiento: tratamos los datos solo según las instrucciones del cliente responsable, para la finalidad del servicio contratado y con las medidas de seguridad y confidencialidad acordadas.

13. Proveedores, transmisiones y transferencias internacionales

Para operar el sitio y prestar nuestros servicios utilizamos proveedores tecnológicos que pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia, como servicios de alojamiento web, correo electrónico, mensajería (WhatsApp, de Meta) y herramientas de inteligencia artificial (por ejemplo, Anthropic, OpenAI, Google, xAI y ElevenLabs) cuando hacen parte de la solución contratada.

Con estos proveedores realizamos transmisiones de datos, en las que ellos actúan como encargados bajo nuestras instrucciones y con obligaciones de confidencialidad y seguridad. Solo realizaremos transferencias internacionales a países que ofrezcan niveles adecuados de protección o en los demás casos permitidos por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

El Kit Copiloto se comercializa a través del sitio de Lexcon Veritas. Los datos que entregues en ese sitio se rigen por sus propias políticas.

14. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: conexión cifrada (HTTPS), control de accesos, contraseñas robustas, acuerdos de confidencialidad con colaboradores y proveedores, y acceso limitado según la necesidad. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo informaremos a la SIC y, cuando corresponda, a los titulares afectados.

15. Comunicaciones comerciales

Conforme a la Ley 2300 de 2023, solo te contactaremos con fines comerciales o publicitarios por los canales que hayas autorizado expresamente, de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin contactos los domingos ni festivos, y no más de una vez al día por un mismo canal. Puedes dejar de recibir estas comunicaciones en cualquier momento respondiendo “no deseo recibir más mensajes” o escribiendo a nuestro correo.

16. Cookies y tecnologías similares

El uso de cookies y tecnologías similares se explica en nuestra Política de Cookies. Solo usaremos cookies de analítica o publicidad con tu consentimiento previo.

17. Aviso de privacidad

18. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 21 de octubre de 2026. Los datos se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades descritas, mientras exista una relación con el titular y durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales. Cumplidos estos plazos, se suprimirán de forma segura.

Cualquier cambio sustancial a esta política se informará oportunamente en este sitio antes de su implementación, indicando la fecha de entrada en vigencia de la nueva versión.